Dù là sự kiện thương mại hay sự kiện của công ty thì không thể tách rời việc hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện. Trước nhu cầu xã hội ngày càng đa dạng thì cách thức tổ chức sự kiện cũng phải không ngừng đổi mới để bắt kịp với nhịp độ phát triển của lần. Điều này đòi hỏi các sự kiện Việc lập kế hoạch cần phù hợp với xu thế xã hội ở một mức độ nhất định và phản ánh xu hướng xã hội.

Lập kế hoạch hoạt động là một hoạt động phối hợp xã hội có mục đích, có kế hoạch và từng bước có sự tham gia của nhiều người. Về bản chất, đây là một sự kiện thương mại. Một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt có thể định hình hình ảnh của công ty và tăng tính quảng bá. 

Đối với các công ty khác nhau, các thị trường khác nhau và các chủ đề khác nhau, có thể tạo ra nhiều kế hoạch sự kiện khác nhau. Ngoài những điểm sáng tạo khác nhau.

Quy trình cụ thể không thể tách rời. Trước tình hình nhiều nhà lập kế hoạch bất lực với kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty, tổ chức sự kiện Đại Lâm đã đặc biệt sắp xếp quy trình cụ thể của kế hoạch tổ chức sự kiện.

Cách viết kế hoạch tổ chức khiến sếp sáng mắt

1.  Lập kế hoạch ý tưởng

Bước đầu tiên để lập kế hoạch tổ chức sự kiện là làm rõ các ý tưởng kế hoạch, đầu tiên bạn phải làm rõ chủ đề của sự kiện, xác định ý tưởng chính. 

Đó là hội nghị công ty, tất niên, quảng bá sản phẩm lớn hay hình ảnh công ty. Sử dụng điểm mạnh và tránh điểm yếu đã trích xuất thông tin quan trọng nhất làm chủ đề của sự kiện này. Để đảm bảo rằng các ý tưởng lập kế hoạch không bị chệch hướng, đây là đường dẫn hàng đầu để thúc đẩy tiến độ suôn sẻ của một sự kiện.

Ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty

 

2.  Giới thiệu thông tin sự kiện

Việc truyền tải thông tin đến đối tượng mục tiêu là rất quan trọng đối với một sự kiện. Nếu không, sự kiện sẽ chỉ là một cái vỏ rỗng tuếch, hào nhoáng và không có tác dụng gì. Nó phải tuân theo quy tắc phân tích 5W2H . 

Một sự kiện thành công là biết mục đích của sự kiện là gì? Tại sao nó được thực hiện ( tại sao), kế hoạch (cái gì), thời gian bắt đầu sự kiện, thời gian chuẩn bị, khi nào thực hiện (khi nào), địa điểm tổ chức sự kiện. là (ở đâu)? 

Người tổ chức, nhà tài trợ, người thực hiện và nhà cung cấp dịch vụ là ai (ai), cách thiết lập phương thức và quy trình của sự kiện, cách thức thực hiện (như thế nào), bao nhiêu nhân lực, vật lực và cần có nguồn lực tài chính (bao nhiêu)?

Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện trước tiên hiểu rõ hơn về tổng thể hoạt động, chọn lọc thông tin quan trọng nhất và truyền tải chính xác đến khán giả, để người xem có thể dễ dàng ghi nhớ thông tin đó. khán giả.

3.  Đề xuất địa điểm

Bất kỳ sự kiện nào cũng không thể tách rời việc lựa chọn địa điểm. Lúc này cần lựa chọn địa điểm phù hợp với loại hình và chủ đề của sự kiện. Ví dụ như hoạt động triển lãm có tính bố cục không gian và môi trường cao thì cần phải chọn địa điểm tổ chức sự kiện mang tính nghệ thuậ. 

Nếu là diễn đàn hội nghị cần chọn trung tâm hội nghị có không khí thương mại mạnh, nếu là sự kiện như họp báo, lễ kỷ niệm thì cần chọn khách sạn, hội quán. và các địa điểm khác. Cần phải tìm ra điểm mà địa điểm và sự kiện phù hợp với nhau. Đây là phần bổ sung cho một sự kiện. Đối với các hạng mục phụ, các yếu tố như giao thông có thuận tiện hay không và thời tiết có phù hợp để đi lại hay không. cũng được xem xét.

4.  Thiết kế trực quan chính của sự kiện

Thiết kế trực quan chính là linh hồn của một sự kiện và có thể phản ánh tốt nhất phong cách chủ đề của sự kiện. Thiết kế trực quan chính bao gồm thiết kế lời mời, thiết kế tường nền đăng nhập, thiết kế bảng nền chính, thiết kế quảng cáo sự kiện, thiết kế túi quảng cáo...

Thiết kế tổng thể cần có sự phối hợp và thống nhất. Hiệu quả của thiết kế trực quan chính của sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu ứng quảng bá sự kiện, đây cũng là một mắt xích không thể thiếu trong tổ chức sự kiện.

 

5.  Tiến trình hoạt động

Sự kiện bao gồm các liên kết riêng lẻ, việc bố trí các liên kết cũng cần được sắp xếp theo chủ đề của sự kiện, nếu là sự kiện mừng khai trương thì không thể tách rời nghi thức cắt băng khánh thành và liên kết khởi công. 

Từ việc tiếp nhận khách mời đến thiết kế khai mạc, bài phát biểu của lãnh đạo và tương tác với chương trình Mọi liên kết đều yêu cầu xây dựng các quy tắc để đảm bảo tiến độ có trật tự của địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với việc lập kế hoạch cho từng phần của sự kiện, cần nhấn mạnh tính sáng tạo và tính mới. Miễn là là một sự kiện có điểm sáng được khán giả ghi nhớ, có thể coi là thành công.

6.  Kế hoạch khẩn cấp

Có rất nhiều trường hợp khẩn cấp không thể kiểm soát được tại địa điểm tổ chức sự kiện. Kế hoạch khẩn cấp chủ yếu dựa trên các phương án thay thế cho tình huống khẩn cấp tại địa điểm tổ chức sự kiện. Việc phân công lao động tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được làm rõ để đảm bảo tiến độ trật tự của địa điểm tổ chức sự kiện.

7.  Báo giá sự kiện

Chi phí cho sự kiện tương đối cao, và phải ước tính chi phí khi lập kế hoạch, và tất cả các chi phí liên quan được liệt kê trong một bảng, với nhiều mức giá lên xuống, bao gồm nghệ thuật sân khấu, ánh sáng, âm thanh, thuê địa điểm, vật tư. lập dự toán,… Sắp xếp vật tư hợp lý trong khả năng kinh tế của đơn vị tổ chức sự kiện. 

Một kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời là điều kiện đầu tiên cho sự thành công của một sự kiện, đồng thời nó cũng đòi hỏi một đội ngũ điều hành mạnh mẽ. Tổ chức một sự kiện là một công việc liên tục và tẻ nhạt. Nhiều công ty mới sẽ có những sơ sót trong việc tổ chức sự kiện. Đối mặt với điều này Trong tình huống , biên tập viên khuyên bạn nên tìm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để lên kế hoạch và thực hiện dịch vụ một cửa Ở đây cũng giống như mọi người giới thiệu về Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm.     

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

       

Liên hệ tư vấn công ty Tổ chức sự kiện Đại Lâm:

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com