Kỹ năng chủ trì cuộc họp của lãnh đạo

Để một cuộc họp diễn ra thành công, người điều hành luôn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu cho mỗi cuộc họp. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.

Người chủ trì cuộc họp có vai trò như thế nào?



  • Người chủ trì cuộc họp phải có khả năng đảm nhiệm nhiều chức năng
  • Mọi sự đề xuất của các thành viên cần được người chủ trì cuộc họp tạo điều kiện thuận lợi
  • Để mọi thành viên tham gia đóng góp các ý kiến, ý tưởng cho một vấn đề thì người chủ trì cuộc họp cần phải biết cách huy động, vận động mọi người.
  • Người chủ trì cuộc họp đóng vai trò là lãnh đạo trực tiếp nhận xét, phân tích, phê phán và đưa ra đề nghị cho cuộc họp đối với một vấn đề nào đó.
  • Người chủ trì cuộc họp nên đưa đẩy vấn đề cuộc họp theo đúng hướng, đúng quỹ đạo của vấn đề bàn bạc.
  • Người chủ trì cần triển khai cuộc họp được diễn ra thuận lợi, sôi nổi, hướng tới mục tiêu đề ra và cần bám sát nội dung cuộc họp.
  • Là người tổng hợp, dung hòa được mọi thứ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
  • Người chủ trì cần nắm bắt được tâm lý của tất cả thành viên để xử lý các rủi ro phát sinh trong cuộc họp, nhất là các mối quan hệ của các thành viên trong công ty.


Các kỹ năng cần có của người chủ trì cuộc họp




Định hướng cuộc họp

  • Cần có khoảng thời gian để lắng nghe ý kiến từ mọi người, ngoài ra cần trò chuyện, đưa ra những chia sẻ với mọi người, tạo sự gần gũi, tin tưởng từ mọi người.
  • Những ý kiến then chốt cần phải được làm rõ chi tiết và diễn giải cho mọi người được hiểu.
  • Thúc đẩy, vận động mọi người đưa ra những quan điểm cá nhân trong cuộc họp, đối với những quan điểm, ý tưởng mới lạ có tính khả thi nên được bảo vệ và phát huy.
  • Nên đưa ra những ý cho mọi người phải suy nghĩ, có những vấn đề chưa nên nói ra kết quả, dẫn đến phụ thuộc, bị động
  • Ghi chép lại một số ý kiến hay, bổ ích để người đưa ra ý tưởng được tôn trọng, thúc đẩy năng lực cho họ.
  • Để mọi người tích cực đóng góp các ý kiến người chủ trì nên tạo những câu hỏi mở trong cuộc họp
  • Cuộc họp cần tập trung vào các quan điểm, các ý tưởng, không nên đi xa vào các vấn đề không liên quan đến cuộc họp.


Định hướng đúng trọng tâm và nội dung cần đạt của cuộc họp

  • Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
  • Những thông tin và dữ liệu có được từ cuộc họp cần được ghi chép lại và phổ biến tới tất cả mọi người, đảm bảo minh bạch, tất cả mọi người đều biết đến nó.
  • Nội dung của cuộc họp nên để thành viên tham dự đóng góp, việc của bạn cần làm là dẫn dắt, định hướng cho cuộc họp đi đúng trọng tâm.
  • Những ý kiến quan điểm mang tính xây dựng của mọi người thì người chủ trì cuộc họp nên tán thưởng, cảm kích và vui mừng vì những ý kiến đó.
  • Xây dựng agenda cho cuộc họp để mọi người thực hiện theo đúng trình tự đề ra.
  • Người chủ trì cần đưa đẩy nhịp độ cho cuộc họp, lúc nhanh lúc chậm, nhấn nhá đúng chỗ.

Người chủ trì cuộc họp

Người Chủ trì

  • Đảm bảo toàn bộ nội dung cuộc họp và các chương trình nghệ sự diễn ra đúng thời gian, tránh lãng phí thời gian và sa đà vào các vấn đề không đáng có.
  • Nên không chế thời gian hoặc đưa ra một mốc thời gian giới hạn cụ thể cho mỗi ý kiến để tránh mất nhiều thời gian.
  • Công tư phân minh, đảm bảo mọi người đều bình đẳng, đều được đưa ra ý kiến, quan điểm cá nhân.

Những lưu ý điều hành cuộc họp

  • Cần phổ biến các nội dung sơ bộ của cuộc họp với các thành viên trước khi tiến hành buổi họp, nội dung nào cần thảo luận, nội dung nào cần có sự đóng góp ý kiến cá nhân.
  • Đảm bảo duy trì sự tập trung cho tất cả các thành viên trong cuộc họp để đạt được mục tiêu hướng đến.
  • Tất cả các ý kiến phức tạp nên phổ biến đơn giản hóa chúng lại để cho mọi người ai cũng hiểu.
  • Xử lý ngay các hiểu lầm không đáng có và giải thích để duy trì sự tin tưởng cho buổi họp.
  • Cần chủ động tổng kết các ý kiến và nội dung cuộc họp khi thời gian sắp hết, tránh quá thời gian họp.

Ghi chép nội dung biên bản cuộc họp

  • Khi tiến hành ghi chép biên bản cuộc họp, lưu ý biên bản cần được phản ánh đúng những sự việc diễn ra quan trọng trong buổi họp, tránh miên man sang vấn đề khác.
  • Cuộc họp diễn ra thành công khi biên bản cập nhật được những nội dung quan trọng nhất của buổi họp.
  • Thư ký biên bản cuộc họp nên ngồi cạnh người chủ trì cuộc họp để cập nhật các nội dung quan trọng và xử lý các vấn đề khi thư ký chưa nắm bắt hoặc chưa hiểu rõ.
  • Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các nội dung cuộc họp và những hoạt động kết quả sau cuộc họp.
  • Biên bản cuộc họp nên được ghi chép ngắn gọn, đầy đủ nội dung quan trọng với các con số chính xác, minh bạch và những hoạt động cần phải triển khai với các thời gian cụ thể.

Trên đây là các kỹ năng cơ bản dành cho người chủ trì cuộc họp, hy vọng sẽ giúp bạn làm chủ được cuộc họp và đạt được những mục tiêu đề ra cho cuộc họp sắp tới của doanh nghiệp. Hãy cùng Đại Lâm - Công ty tổ chức sự kiện tìm hiểu thêm các thông tin về ngành sự kiện.




Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét