Để một cuộc họp diễn ra thành công, người điều hành luôn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu cho mỗi cuộc họp. Do vậy người điều hành cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức một cuộc họp thành công.

Người chủ trì cuộc họp có vai trò như thế nào?

• Người chủ trì cuộc họp phải có khả năng đảm nhiệm nhiều chức năng
• Mọi sự đề xuất của các thành viên cần được người chủ trì cuộc họp tạo điều kiện thuận lợi
• Để mọi thành viên tham gia đóng góp các ý kiến, ý tưởng cho một vấn đề thì người chủ trì cuộc họp cần phải biết cách huy động, vận động mọi người.
• Người chủ trì cuộc họp đóng vai trò là lãnh đạo trực tiếp nhận xét, phân tích, phê phán và đưa ra đề nghị cho cuộc họp đối với một vấn đề nào đó.
• Người chủ trì cuộc họp nên đưa đẩy vấn đề cuộc họp theo đúng hướng, đúng quỹ đạo của vấn đề bàn bạc.
• Người chủ trì cần triển khai cuộc họp được diễn ra thuận lợi, sôi nổi, hướng tới mục tiêu đề ra và cần bám sát nội dung cuộc họp.
• Là người tổng hợp, dung hòa được mọi thứ để cuộc họp diễn ra suôn sẻ.
• Người chủ trì cần nắm bắt được tâm lý của tất cả thành viên để xử lý các rủi ro phát sinh trong cuộc họp, nhất là các mối quan hệ của các thành viên trong công ty.

Các kỹ năng cần có của người chủ trì cuộc họp

Định hướng cuộc họp

• Cần có khoảng thời gian để lắng nghe ý kiến từ mọi người, ngoài ra cần trò chuyện, đưa ra những chia sẻ với mọi người, tạo sự gần gũi, tin tưởng từ mọi người.
• Những ý kiến then chốt cần phải được làm rõ chi tiết và diễn giải cho mọi người được hiểu.
• Thúc đẩy, vận động mọi người đưa ra những quan điểm cá nhân trong cuộc họp, đối với những quan điểm, ý tưởng mới lạ có tính khả thi nên được bảo vệ và phát huy.
• Nên đưa ra những ý cho mọi người phải suy nghĩ, có những vấn đề chưa nên nói ra kết quả, dẫn đến phụ thuộc, bị động
• Ghi chép lại một số ý kiến hay, bổ ích để người đưa ra ý tưởng được tôn trọng, thúc đẩy năng lực cho họ.
• Để mọi người tích cực đóng góp các ý kiến người chủ trì nên tạo những câu hỏi mở trong cuộc họp
• Cuộc họp cần tập trung vào các quan điểm, các ý tưởng, không nên đi xa vào các vấn đề không liên quan đến cuộc họp.

Định hướng đúng trọng tâm và nội dung cần đạt của cuộc họp

• Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đã được nghe và biết những thông tin đó.
• Những thông tin và dữ liệu có được từ cuộc họp cần được ghi chép lại và phổ biến tới tất cả mọi người, đảm bảo minh bạch, tất cả mọi người đều biết đến nó.
• Nội dung của cuộc họp nên để thành viên tham dự đóng góp, việc của bạn cần làm là dẫn dắt, định hướng cho cuộc họp đi đúng trọng tâm.
• Những ý kiến quan điểm mang tính xây dựng của mọi người thì người chủ trì cuộc họp nên tán thưởng, cảm kích và vui mừng vì những ý kiến đó.
• Xây dựng agenda cho cuộc họp để mọi người thực hiện theo đúng trình tự đề ra.
• Người chủ trì cần đưa đẩy nhịp độ cho cuộc họp, lúc nhanh lúc chậm, nhấn nhá đúng chỗ.

Người chủ trì cuộc họp

Người Chủ trì

• Đảm bảo toàn bộ nội dung cuộc họp và các chương trình nghệ sự diễn ra đúng thời gian, tránh lãng phí thời gian và sa đà vào các vấn đề không đáng có.
• Nên không chế thời gian hoặc đưa ra một mốc thời gian giới hạn cụ thể cho mỗi ý kiến để tránh mất nhiều thời gian.
• Công tư phân minh, đảm bảo mọi người đều bình đẳng, đều được đưa ra ý kiến, quan điểm cá nhân.

Những lưu ý điều hành cuộc họp

• Cần phổ biến các nội dung sơ bộ của cuộc họp với các thành viên trước khi tiến hành buổi họp, nội dung nào cần thảo luận, nội dung nào cần có sự đóng góp ý kiến cá nhân.
• Đảm bảo duy trì sự tập trung cho tất cả các thành viên trong cuộc họp để đạt được mục tiêu hướng đến.
• Tất cả các ý kiến phức tạp nên phổ biến đơn giản hóa chúng lại để cho mọi người ai cũng hiểu.
• Xử lý ngay các hiểu lầm không đáng có và giải thích để duy trì sự tin tưởng cho buổi họp.
• Cần chủ động tổng kết các ý kiến và nội dung cuộc họp khi thời gian sắp hết, tránh quá thời gian họp.

Ghi chép nội dung biên bản cuộc họp

• Khi tiến hành ghi chép biên bản cuộc họp, lưu ý biên bản cần được phản ánh đúng những sự việc diễn ra quan trọng trong buổi họp, tránh miên man sang vấn đề khác.
• Cuộc họp diễn ra thành công khi biên bản cập nhật được những nội dung quan trọng nhất của buổi họp.
• Thư ký biên bản cuộc họp nên ngồi cạnh người chủ trì cuộc họp để cập nhật các nội dung quan trọng và xử lý các vấn đề khi thư ký chưa nắm bắt hoặc chưa hiểu rõ.
• Biên bản cuộc họp đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các nội dung cuộc họp và những hoạt động kết quả sau cuộc họp.
• Biên bản cuộc họp nên được ghi chép ngắn gọn, đầy đủ nội dung quan trọng với các con số chính xác, minh bạch và những hoạt động cần phải triển khai với các thời gian cụ thể.

Trên đây là các kỹ năng cơ bản dành cho người chủ trì cuộc họp, hy vọng sẽ giúp bạn làm chủ được cuộc họp và đạt được những mục tiêu đề ra cho cuộc họp sắp tới của doanh nghiệp. Hãy cùng Đại Lâm - Công ty tổ chức sự kiện tìm hiểu thêm các thông tin về ngành sự kiện.

Tham khảo thêm: Thiết kế backdrop cho sự kiện

Sông Trà Lý là một phân lưu của sông Hồng, chảy ngang qua địa phận tỉnh Thái Bình. Trên sông Trà Lý có tổng cộng 8 cầu bắc ngang qua. Trong đó có đến 4 cây cầu thuộc tỉnh Thái Bình.

1. Thông tin chung về sự kiện

Ngày 27/02/2021, UBND Tỉnh Thái Bình đã kết hợp với chủ đầu tư tổ chức lễ hợp long cầu vượt sông Trà Lý. Và Đại Lâm Event là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện.

Đồng thời vào buổi chiều cùng ngày, UBND Tỉnh thành phố đã tổ chức lễ khởi công dự án đầu tư xây dựng tuyến đường bộ từ thành phố Thái Bình đi cầu Nghìn theo hình thức BOT.

Phát lệnh hợp long cầu vượt sông Trà Lý

Các đồng chí UBND tỉnh Thái Bình thực hiện nghi lễ

Các đồng chí ra quân trong lễ hợp long cầu Trà Lý

2. Dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm

Đại Lâm là chuyên gia trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Được đứng trong top đầu các công ty tổ chức sự kiện hàng đầu khu vực miền Bắc, Đại Lâm luôn sáng tạo đột phá trong từng sự kiện.

Đại Lâm chuyên:

• Tổ chức lễ khai trương, khánh thành
• Tổ chức lễ khởi công, động thổ
• Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
• Tổ chức hội nghị, hội thảo, họp báo
• Tổ chức ký kết hợp đồng, hợp tác
• ...

Từ nay đến 31/12/2021, Đại Lâm Event tri ân đến toàn thể quý khách ưu đãi lên đến 50 triệu đồng được chiết khấu ngay trong hợp đồng. Ngoài ra, bạn còn được nhận kịch bản sự kiện chuyên nghiệp, bộ ảnh và video sự kiện, bộ thiết kế 2D + 3D sáng tạo, độc đáo... Cùng hàng trăm phần quà khác.

Liên hệ ngay:

• Hotline: 090 320 5559
• Email: sales.dailamevent@gmail.com

Đọc thêm: Các bước chuẩn bị cho chương trình ra mắt sản phẩm mới

Sự kiện giới thiệu sản phẩm là hình thức truyền thông vô cùng hiệu quả đem đến cho doanh nghiệp những khách hàng quan trọng, tiềm năng. Trước tiên, bạn cần nắm được những bước chuẩn bị cho một chương trình giới thiệu sản phẩm thành công.

1. Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì?

Chương trình ra mắt sản phẩm mới là hoạt động của Công ty để quảng cáo, định hinh sản phẩm mới đến người tiêu dùng. Sự kiện thu hút giới truyền thông, đối tác, khách hàng tiềm năng. Với Công ty, sự kiện này mang ý nghĩa to lớn: định hướng bước khởi đầu một sản phẩm, gây ấn tượng đầu tiên với khách hàng tiềm năng. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tăng doanh thu bán hàng, dấu ấn thương hiệu được khẳng định. Tóm lại, sự kiện này  đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp. Lưu ý những bước chuẩn bị sau để có chương trình hoàn hảo.

Tham khảo: Kịch bản event ra mắt sản phẩm mới

2. Các bước chuẩn bị cho chương trình ra mắt sản phẩm mới

2.1. Xác định khách hàng mục tiêu

Sự kiện thu hút lượng lớn khách tham dự giúp gia tăng tầm ảnh hưởng, truyền thông cho doanh nghiệp. Trong số những khách tham gia thì ai sẽ là khách hàng giúp đẩy mạnh giá trị sản phẩm.

• Định hướng sản phảm, dịch vụ của bạn tới ai? Độ tuổi thế nào?  Phù hợp khách hàng có thu nhập bao nhiêu?

• Định hướng khách hàng hướng đến ngay từ khâu ban đầu là nghiên cứu sản phẩm.

• Theo sát mục tiêu, xây dựng thông điệp truyền tải đến khách hàng làm nổi bật đặc tính sản phẩm, thu hút sự quan tâm lớn.

 2.2. Chọn lựa địa điểm tổ chức

Xác định nơi tổ chức, không gian diễn ra sự kiện quyết định rất quan trọng đến việc tiếp cận khách hàng. Một không gian thích hợp giúp doanh nghiệp gây ấn tượng đối với khách hàng tiềm năng bên cạnh đó nó còn tạo sự đồng nhất về chủ đề của sự kiện.Bạn cần lưu ý vài yếu tố để tìm địa điểm như: an ninh, vệ sinh, không gian phù hợp với lượng khách, quy mô buổi lễ.

Nếu bạn chọn địa điểm ngoài trời, cần chuẩn bị phương án dự phòng với thời tiết xấu…

2.3. Thời gian tổ chức sự kiện

Bạn nên chọn thời gian tổ chức trước 2 tuần trước khi sản phẩm ra thị trường. Nếu bạn tổ chức sớm quá không tận dụng được hiệu ứng truyền thông, sự háo hứng của người tiêu dùng với sản phẩm mới. 

Nếu quá muộn, thì mức độ lan tỏa thông điệp truyền thông của doanh nghiệp bị hạn chế. Bạn có thể chọn ngày cuối tuần, hay ngày nghỉ lễ…để thu hút người tham dự, tạo hiệu ứng đám đông.

2.4. Lên ý tưởng  sự kiện diễn ra

Bạn có thể tự lên phương án, các khâu tổ chức nếu sự kiện quy mô nhỏ, tính chất sự kiện không quá lớn. Nếu tính chất, quy mô sự kiện lớn, hoành tráng thì bạn có thể liên hệ bên đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là lựa chọn hợp lý vì sự kiện sẽ nhất quán, đồng nhất các khâu.

Các đơn vị tổ chức đưa ý tưởng cùng những yêu cầu của bạn thành một chương trình hoàn hảo, các bước triển khai được lo trọn gói. Sự kiện cần điểm nhấn để gây chú ý, quan tâm của khách mời bằng những tiết mục tạo hiệu ứng, chạm đến cảm xúc người xem.

2.5. Lên phương án truyền thông

Truyền thông là cầu nối hiệu quả giữa doanh nghiệp đến người tiêu dùng. Hiện nay, kênh truyền thông ngày càng đa dạng, tạo tiền đề cho sự kiện ra mắt sản phẩm tiếp cận khách hàng nhanh hơn.

Sự kiện dùng công cụ mạng xã hội, với sự góp mặt của người nổi tiếng thu hút ấn tượng, tạo không khí, chú ý của nhiều người. Ngoài ra, bạn có thể dùng hoạt động roadshow đi đến nhiều địa điểm gần nơi tổ chức, gây chú ý nhiều đối tượng khác nhau.

Bạn dùng nhiều banner, poster xung quanh nơi tổ chức sự kiện. Khi khách đến tham dự, những món quà nhỏ tri ân sau chương trình là kỷ niệm khách hàng nhớ đến sự kiện.

2.6. Xây dựng mạng lưới chăm sóc khách hàng

Khi tổ chức sự kiện, bộ phận chăm sóc khách hàng là những  người thu nhập ý kiến, thông tin khách hàng rất quan trọng. Họ sẽ nắm được nguyện vọng, mong muốn của khách hàng với sản phẩm. Khách hàng được chăm sóc từ khi chưa mua sản phẩm đến khâu bảo hành khi sử dụng.

Nhờ những thông tin khách hàng doanh nghiệp nắm bắt chiến lược tiếp theo. Qua những góp ý giúp sản phẩm hoàn thiện hơn hay cần khắc phục ở điểm nào.

Trên đây là những bước chuẩn bị tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới mà một doanh nghiệp cần lưu ý. Chúng tôi- Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm sẽ hỗ trợ bạn tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm mới trọn gói. Với bề dày 17 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng tổ chức sự kiện và cung cấp nhân sự sự kiện. Đội ngũ chuyện nghiệp, tận tâm với công việc trong từng event. Khi bạn cung cấp thông tin, nhân viên chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp cho sự kiện mà bạn tổ chức.

Với phương châm “Kết nối đến thành công”, đến với Đại Lâm là đến với thành công và sự hoàn hảo.

Mọi thắc mắc, thông tin liên hệ:

• Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

• Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

• Hotline: 0903 205 559

• Website: tochucsukiendailam.com

Đọc tiếp: Rủi ro khi tổ chức sự kiện

 

 

 

 

 

 

 

 

       

Bất kỳ một sự kiện, hội thảo, chương trình … nào cũng cần có một backdrop đẹp, tinh tế, nói lên chủ đề của buổi lễ. Một backdrop đầy tính nghệ thuật sẽ mang đến cho chương trình những lợi ích vô cùng to lớn.

Backdrop có tác dụng tạo điểm nhấn cho sự kiện mà là nơi khách hàng truyền tải thông điệp đến những người tham dự. Với những đơn vị tổ chức sự kiện, một backdrop chuyên nghiệp sẽ mang đến uy tín để khách hàng lựa chọn dịch vụ và sẽ tạo thu hút cho sự kiện nói chung. Vậy cần làm gì để có một backdrop vừa mang tính nghệ thuật lại đúng chủ đề chương trình?

Lựa chọn đối tác trong TOP 15 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Khái niệm Backdrop

Backdrop được hiểu như phông nền phía sau.Khái niệm không còn xa lạ với những ai trong nghề tổ chức sự kiện, quảng cáo. Tùy vào tính chất, quy mô từng chương trình mà backdrop sẽ được decor với  chất liệu và màu sắc khác nhau. 

Bạn có thể hình dung nếu sự kiện hình dung như một ngôi nhà, thì backdrop là bức tường tranh trí cho ngôi nhà để đón chào khách đến tân gia. Backdrop cần được thiết kế nội dung chính xác, hình thức bắt mắt giúp truyền tải tốt nhất những điều khách hàng muốn hướng đến người tham dự. 

Hãy cẩn thận nếu bạn có thể nhầm lẫn giữa backrop và poster. Bạn cần tìm hiểu cách thiết kế backdrop để tránh không bị nhầm lẫn.

2. Những nguyên tắc thiết kế backdrop

Những người designer cần tuân thủ nguyên tắc để thiết kế một backdrop :

• Backdrop cần hướng đến nội dung chính xác như nhận diện đúng thương hiệu, phù hợp giá trị của doanh nghiệp.

• Không gian thiết kế backdrop cần hài hòa với tổng thể chung chương trình.

• Backdrop cần điểm nhấn với người xem tạo sự thu hút, đặc biệt với chương trình như hội chợ thương mại nơi tập trung nhiều doanh nghiệp. Họ rất cần tạo ấn tượng cho sản phẩm bày bán, thu hút đầu tư, người mua, tăng doanh số. Mọi người có thể biết đến doanh nghiệp.

• Mỗi khách hàng có thông điệp, sản phẩm khác nhau. Backdrop sẽ là nơi truyền tải thông điệp đó mạnh mẽ nhất.

Tham khảo: Điều chú ý trong quá trình tổ chức sự kiện

3. Phân loại kích cỡ backdrop  

3.1. Kích thước 2.4m * 1.2m

Với kích thước nhỏ như thế này, phù hợp với chương trình quy mô nhỏ như buổi gặp mặt, liên hoan, tiệc sinh nhật, thôi nôi…Với những backdrop nhỏ, bạn có thể trang trí thêm bóng bay kim tuyến, hoa giả, vải màu để tăng tính thẩm mỹ.

3.2. Kích thước 2.4m *2.4m

Với kích thước này phù hợp nhất với sự kiện hội chợ thương mại, điện tử, công nghệ. Với gian không gian hàng có sẵn, một backdrop khung sườn vuông vức, backdrop với kích thước thế này phù hợp sự kiện nhỏ nhưng không kém phần chỉnh chu. 

Với yêu cầu của khách hàng, nhà thiết kế chọn chất liệu, nguyên liệu sao cho hợp lý nhất.

3.3. Kích thước 2.4m * 3m

Bạn cần backdrop cho sự kiện nhiều người, quy mô lớn thì kích thước này là hợp lý nhất. Kích thước không quá lớn nhưng không quá nhỏ giúp cho sự kiện tăng thêm phần sang trọng vừa tiết kiệm ngân sách. 

Nếu chương trình diễn ra buổi tối, có thể thêm đèn neon, cụm đèn led chiếu sáng. Nếu sự kiện diễn ra buổi sáng, có thể làm chất liệu Hiflex,PP

4. Phân loại chất liệu làm Backdrop

4.1. Backdrop bằng chất liệu Hiflex

Chất liệu Hiflex là chất liệu phổ biến nhất trong thiết kế backdrop. Ưu điểm dễ thi công, giá thành rẻ, bạn cần thiết kế và in ấn backdrop với sự kiện nhỏ, thời gian ngắn. Chất liệu này là sự lựa chọn phù hợp. 

Nhưng nhược điểm của chất liệu này độ bền không cao, dễ chịu tác động của thời tiết. Khi sử dụng Hiflex bạn cần cân nhắc môi trường sử dụng, thời gian sử dụng của backdrop này.

4.2. Backdrop bằng chất liệu Pp

So với Hiflex, PP được đánh giá nhỉnh hơn về độ mịn, độ bền rất nhiều. Backdrop được thiết kế thêm gỗ hay fomec nên hình ảnh sẽ ấn tượng, bắt mắt. Tuy nhiên, do giá thành cao hơn Hilfex nên chất liệu không được sử dụng phổ biến trong thiết kế backdrop.

4.3. Backdrop bằng đèn neon

Backdrop thiết kế đèn neon đang là xu hướng hiện đại, tạo sự lung linh cho sự kiện. Chương trình là buổi tiệc cưới, sinh nhật hay liên hoan diễn ra buổi tối thì lựa chọn này là số 1. Nó khiến sự kiện huyền ảo, hiện đại, lấp lánh thu hút người đến dự.

4.4. Backdrop bằng vải, hoa lá giả 

Nhu cầu thẩm mỹ của khách hàng ngày càng tăng, nó khiến các nhà thiết kế  backdrop không ngừng sáng tạo sản phẩm mới, bắt kịp xu hướng. 

Hiện nay, những chất liệu mới như vải, hoa… đang tạo ra sản phẩm vô cùng độc đáo, được nhiều khách hàng ưu thích. Nó mang đến không gian tươi mới cho chương trình.

Chúng tôi- Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm sẽ hỗ trợ bạn khi cần những bản thiết kế, thi công backdrop cho sự kiện chuyên nghiệp. Với bề dày 10 năm kinh nghiệm làm việc trong mảng tổ chức sự kiện và cung cấp nhân sự sự kiện. Đội ngũ chuyện nghiệp, tận tâm với công việc trong từng event. Khi bạn cung cấp thông tin, nhân viên chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp cho sự kiện mà bạn tổ chức.

Với phương châm “Kết nối đến thành công”, đến với Đại Lâm là đến với thành công và sự hoàn hảo.

Mọi thắc mắc, thông tin liên hệ:

• Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

• Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

• Hotline: 0903 205 559

• Website: tochucsukiendailam.com

 

Đọc tiếp: Tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị quốc gia

 

 

Nếu có một cái nhìn khái quát để dự trù hoạch định kinh phí thì tổ chức một sự kiện Gala Dinner nhiều khi sẽ đỡ tốn kém hơn những sự kiện mang tính chuyên môn cao như sự kiện ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng hay hội thảo khoa học. Để có thể tiết kiệm được khoản chi phí cho doanh nghiệp thì chi phí tổ chức Gala Dinner cũng cần được hoạch định các khoản chi tiêu chi tiết. Sau đây, Đại Lâm Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổng quan để hoạch định các chi phí tổ chức Gala Dinner mà doanh nghiệp cần phải biết.

Tham khảo ngay: Báo giá tổ chức sự kiện

 

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức là hạng mục được liệt kê đầu tiên khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào. Ngoài ra, đây cũng là một khoản chi phí tương đối lớn cần phải chi trả và đặt cọc trước. Để giữ chỗ đặc biệt, doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm trong những khách sạn, trung tâm sự kiện 4 hoặc 5 sao, khu resort , …

Gala Dinner là một sự kiện dành cho nhân viên và các đối tác quan trọng của công ty nên địa điểm tổ chức tiệc Gala Dinner cũng không thể quá tạm bợ, làm mất đi ý nghĩa quan trọng mà doanh nghiệp muốn gửi đến các vị khách mời thông qua bữa tiệc.

 

Với các sự kiện Gala Dinner kết hợp du lịch thì doanh nghiệp có thể lựa chọn đặt tiệc ngay tại khách sạn hoặc khu resort. Dự trù khoản chi phí này chiếm đến 20-30% trong tổng chi phí tổ chức sự kiện Gala Dinner của doanh nghiệp.

Tham khảo ngay: TOP các khách sạn tổ chức gala dinner tại Hà Nội

 

2. Chi phí thuê các trang thiết bị như dụng cụ hỗ trợ, trang trí, âm thanh, ánh sáng sân khấu

Nếu địa điểm đã có sẵn hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng thì doanh nghiệp sẽ giảm được khoản chi phí trong phần này. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra và bổ sung trang thiết bị đầy đủ với mục đích sử dụng của mình.

Đối với các sự kiện ngoài trời hay những địa điểm không được trang bị sẵn thiết bị thì doanh nghiệp cần bỏ ra một khoản chi phí thuê các hạng mục và thuê người thi công, lắp đặt. Chi phí đó có thể bao gồm các việc như sân khấu, làm banner, backdrop, trang trí hội trường, thuê bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, …. Những chi phí này cộng vào sẽ tốn một khoản không nhỏ, có thể tương đương với số tiền thuê địa điểm tổ chức Gala Dinner.

 

 

3. Chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển có thể được chia ra thành vận chuyển người và vận chuyển hàng hóa. Đối với vận chuyển người có thể là những khách mời ở xa địa điểm tổ chức, không thể tự di chuyển được, thì đây sẽ là nhiệm vụ của nhà tổ chức khi sự kiện diễn ra ở nơi xa.

Những người nằm trong diện này thường là những khách mời lớn, quan trọng, người nổi tiếng và đặc biệt cần thiết đối với sự kiện Gala Dinner. Ngoài ra, việc vận chuyển hàng hóa như bàn ghế, các trang thiết bị cũng không thể bỏ qua.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển bằng việc lựa chọn phương tiện vận chuyển, công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển với giá cả hợp lý.

 

4. Chi phí dự phòng khi có phát sinh

Ngoài các khoản chi phí đều có mục đích rõ ràng thì doanh nghiệp cũng cần đưa ra một khoản dự phòng để phòng trừ các chi phí phát sinh, rủi ro trong quá trình tổ chức Gala Dinner. Chẳng hạn như giá tăng vào những mùa cao điểm, thuê thêm nhân sự hay thay đổi thực đơn trong phút chót...

Nếu quý khách vẫn còn thắc mắc và gặp khó khăn trong việc định hướng chi phí cũng như quy trình tổ chức Gala Dinner thì hãy liên hệ với Đại Lâm Event. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tối ưu về chi phí và thời gian, Đại Lâm Event hứa hẹn sẽ mang lại những chương trình Gala Dinner ấn tượng và đáng nhớ nhất cho doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

 

Year end Party (YEP) là sự kiện được các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức thường niên vào dịp cuối năm. Hay còn được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như tiệc cuối năm, tiệc tổng kết hay tiệc tất niên...

Sự kiện này giúp doanh nghiệp nhìn lại kết quả hoạt động trong một năm qua và tri ân đến những cán bộ, nhân viên – những người đã đóng góp xây dựng và đồng hành cùng với doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Ngoài ra, đây cũng là dịp để mọi nhân viên trong công ty có thời gian nghỉ xả hơi, giao lưu gắn kết.

Do đó, sự kiện này ngày càng được coi trọng và đã dần trở thành một hoạt động không thể thiếu, gắn liền với các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay.

Bạn có thể cần đến: Top các khách sạn tổ chức gala dinner tại Hà Nội

Với tên gọi tiệc cuối năm hay tiệc tất niên, bữa tiệc này như một lời cảm ơn chân thành muốn gửi tới các đối tác, khách hàng lâu năm. Và cốt lõi là hướng đến tri ân nhân viên trong công ty. Đây là cơ hội để mọi người chia sẻ với nhau nhiều hơn không chỉ là chuyện nghề mà còn những câu chuyện về cuộc sống. Giúp mọi người xích lại gần nhau hơn, đoàn kết hơn tạo nên một doanh nghiệp vững mạnh khi có những con người đồng lòng và thấu hiểu lẫn nhau.

1. Tổng kết lại kết quả hoạt động sau một năm và tạo động lực cho năm mới

Year end Party là bữa tiệc cuối năm nên mục đích chính tổ chức là để cả công ty, doanh nghiệp có thể tổng kết lại các hoạt động thông qua việc cùng nhau nhìn lại chặng đường.Cùng những thành tích mà công ty đã đạt được và cũng như những thiếu sót, khuyết điểm mà công ty gặp phải trong một năm qua.

Đây cùng là dịp để Ban lãnh đạo, các cấp quản lý cùng các nhân viên quây quần, chia sẻ và nhìn nhận những vấn đề trong năm qua, cùng nhau rút ra bài học kinh nghiệm quý giá, cũng như ăn mừng cho những thành tích và bước nhảy mà doanh nghiệp đã đạt được trong năm qua. 

Không khí không nặng nề, không áp lực, giúp mọi người có sự thoải mái đóng góp, dễ dàng tiếp thu ý kiến một cách vui vẻ, tạo sự thống nhất chúng. Qua đó, buổi tiệc cũng góp phần tiếp thêm động lực trong những hành trình tiếp theo, tạo đà giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn nữa trong tương lai.

2. Thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp với nhân viên và đối tác khách hàng thân thiết

Trong quá trình diễn ra sự kiện, các doanh nghiệp cũng sẽ nhìn lại những thành tích và chặng đường của từng cá nhân hay các phòng ban tiêu biểu đã có những đóng góp trong suốt một năm vừa qua. Họ chính là một trong những nhân tố tạo nên thành công cho mỗi công ty. 

Do đó, buổi tiệc Year end Party sẽ có những thời khắc quan trọng để vinh danh và cảm ơn các thành viên vì những cống hiến nhiệt tình của họ trong năm vừa qua, cũng như khích lệ tinh thần và động lực làm việc, khuyến khích họ tiếp tục phát triển và gắn bó nhiều hơn, lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự kiện cũng là dịp để doanh nghiệp gửi những lời tri ân sâu sắc nhất tới các đối tác, các khách hàng đã cùng đồng hành với công ty trong thời gian qua. Điều này sẽ tạo ra những giây phút lắng đọng và ý nghĩa đối với tất cả những người tham dự buổi tiệc.

Liên hệ tổ chức dạ tiệc cuối năm của công ty với chi phí ưu đãi:

Hotline: 090 320 5559

Email: sales.dailamevent@gmail.com

Tham khảo: Tiết mục giải trí cho tiệc cuối năm

Thông thường ngay khi sự kiện vừa kết thúc thành công tốt đẹp, cả team chạy event sẽ lập tức cảm thấy thở phào nhẹ nhõm, mừng vui nghĩ ngay đến các kế hoạch khác. Nhưng thật ra liệu đó có phải là việc nên làm nếu không muốn sự kiện của bạn sớm nhanh chóng rơi vào quên lãng?

Liên hệ tư vấn hỗ trợ tổ chức sự kiện trọn gói: 090 320 5559

 

Điều đầu tiên bạn làm là gì sau khi hoàn thành việc tổ chức xong 1 chương trình sự kiện?

A. Thở phào nhẹ nhõm và chuyển bị lên kế hoạch cho sự kiện lần tới?

B. Chuyển sang thực hiện các dự án khác?

C. Phân tích thành công của sự kiện và thực hiện các hoạt động khác sau sự kiện?

Đa số các event planner sẽ chọn câu trả lời A hoặc B mà quên mất rằng sau sự kiện cũng có rất nhiều việc cần làm để tăng thêm danh tiếng cho sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Vì vậy khi lên kế hoạch cho bất cứ sự kiện nào, event planner cũng đừng quên thêm vào phần checklist các công việc sau:

 

1. Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện

Hình ảnh được dùng làm tư liệu truyền thông sau sự kiện và cho năm tiếp theo hoặc quảng bá những sự kiện tương tự. Ngay khi sự kiện vừa kết thúc và vẫn là chủ đề bàn tán của dân tình, hãy tìm gặp nhiếp ảnh sự kiện ngay lập tức để chọn lọc các hình ảnh đẹp, tung ra khi câu chuyện vẫn đang nóng hổi.

2. Edit các video sau sự kiện

Không dừng lại ở hình ảnh, video sau sự kiện cũng góp phần tăng tương tác của khán giả với sự kiện đó. Đặc biệt, video giúp những người không có cơ hội đến sự kiện được xem lại những gì đã diễn ra một cách sống động nhất, truyền cảm hứng cho cả những sự kiện diễn ra tiếp sau đó.

3. Truyền thông sau sự kiện

Truyền thông sau sự kiện nắm vai trò quan trọng không kém phần trước sự kiện bởi đây là lúc nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện của bạn, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai. 

Sử dụng tất cả công cụ truyền thông có sẵn như các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter… gửi bài cho báo chí, các trang chuyên ngành sự kiện khác. Bên cạnh đó, lựa chọn một vài cụm từ có tính gợi nhớ đến sự kiện cũng là một cách truyền thông hiệu quả.

4. Lấy ý kiến và phản hồi từ khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ

Đừng ngại ngần hỏi feedback – ý kiến và cảm nhận – của khán giả, khách hàng đã tham dự về sự kiện của bạn. Thậm chí, ghi nhận cả các suy nghĩ của nhà tài trợ, các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn. Tuy nhiên, để lấy được các phản hồi có tính xây dựng, này cần lựa chọn phương pháp hợp lý và k gây phiền toái cho người được hỏi.

5. Đúc kết kinh nghiệm cho các dự án event khác

Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra những kinh nghiệm xương máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua từng chiếc sự kiện.

Tổ chức sự kiện là dịch vụ đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau. Muốn có một sự kiện thành công, hoành tráng và diễm lệ, hãy liên hệ ngay với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận được tư vấn tốt nhất. 

Tham khảo ngay: Những kinh nghiệm tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp