Year end Party (YEP) là sự kiện được các cơ quan, doanh nghiệp tổ chức thường niên vào dịp cuối năm. Hay còn được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau như tiệc cuối năm, tiệc tổng kết hay tiệc tất niên...

Sự kiện này giúp doanh nghiệp nhìn lại kết quả hoạt động trong một năm qua và tri ân đến những cán bộ, nhân viên – những người đã đóng góp xây dựng và đồng hành cùng với doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Ngoài ra, đây cũng là dịp để mọi nhân viên trong công ty có thời gian nghỉ xả hơi, giao lưu gắn kết.

Do đó, sự kiện này ngày càng được coi trọng và đã dần trở thành một hoạt động không thể thiếu, gắn liền với các tổ chức, doanh nghiệp ngày nay.

Bạn có thể cần đến: Top các khách sạn tổ chức gala dinner tại Hà Nội

Với tên gọi tiệc cuối năm hay tiệc tất niên, bữa tiệc này như một lời cảm ơn chân thành muốn gửi tới các đối tác, khách hàng lâu năm. Và cốt lõi là hướng đến tri ân nhân viên trong công ty. Đây là cơ hội để mọi người chia sẻ với nhau nhiều hơn không chỉ là chuyện nghề mà còn những câu chuyện về cuộc sống. Giúp mọi người xích lại gần nhau hơn, đoàn kết hơn tạo nên một doanh nghiệp vững mạnh khi có những con người đồng lòng và thấu hiểu lẫn nhau.

1. Tổng kết lại kết quả hoạt động sau một năm và tạo động lực cho năm mới

Year end Party là bữa tiệc cuối năm nên mục đích chính tổ chức là để cả công ty, doanh nghiệp có thể tổng kết lại các hoạt động thông qua việc cùng nhau nhìn lại chặng đường.Cùng những thành tích mà công ty đã đạt được và cũng như những thiếu sót, khuyết điểm mà công ty gặp phải trong một năm qua.

Đây cùng là dịp để Ban lãnh đạo, các cấp quản lý cùng các nhân viên quây quần, chia sẻ và nhìn nhận những vấn đề trong năm qua, cùng nhau rút ra bài học kinh nghiệm quý giá, cũng như ăn mừng cho những thành tích và bước nhảy mà doanh nghiệp đã đạt được trong năm qua. 

Không khí không nặng nề, không áp lực, giúp mọi người có sự thoải mái đóng góp, dễ dàng tiếp thu ý kiến một cách vui vẻ, tạo sự thống nhất chúng. Qua đó, buổi tiệc cũng góp phần tiếp thêm động lực trong những hành trình tiếp theo, tạo đà giúp doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn nữa trong tương lai.

2. Thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp với nhân viên và đối tác khách hàng thân thiết

Trong quá trình diễn ra sự kiện, các doanh nghiệp cũng sẽ nhìn lại những thành tích và chặng đường của từng cá nhân hay các phòng ban tiêu biểu đã có những đóng góp trong suốt một năm vừa qua. Họ chính là một trong những nhân tố tạo nên thành công cho mỗi công ty. 

Do đó, buổi tiệc Year end Party sẽ có những thời khắc quan trọng để vinh danh và cảm ơn các thành viên vì những cống hiến nhiệt tình của họ trong năm vừa qua, cũng như khích lệ tinh thần và động lực làm việc, khuyến khích họ tiếp tục phát triển và gắn bó nhiều hơn, lâu dài hơn với doanh nghiệp.

Ngoài ra, sự kiện cũng là dịp để doanh nghiệp gửi những lời tri ân sâu sắc nhất tới các đối tác, các khách hàng đã cùng đồng hành với công ty trong thời gian qua. Điều này sẽ tạo ra những giây phút lắng đọng và ý nghĩa đối với tất cả những người tham dự buổi tiệc.

Liên hệ tổ chức dạ tiệc cuối năm của công ty với chi phí ưu đãi:

Hotline: 090 320 5559

Email: sales.dailamevent@gmail.com

Tham khảo: Tiết mục giải trí cho tiệc cuối năm

Thông thường ngay khi sự kiện vừa kết thúc thành công tốt đẹp, cả team chạy event sẽ lập tức cảm thấy thở phào nhẹ nhõm, mừng vui nghĩ ngay đến các kế hoạch khác. Nhưng thật ra liệu đó có phải là việc nên làm nếu không muốn sự kiện của bạn sớm nhanh chóng rơi vào quên lãng?

Liên hệ tư vấn hỗ trợ tổ chức sự kiện trọn gói: 090 320 5559

 

Điều đầu tiên bạn làm là gì sau khi hoàn thành việc tổ chức xong 1 chương trình sự kiện?

A. Thở phào nhẹ nhõm và chuyển bị lên kế hoạch cho sự kiện lần tới?

B. Chuyển sang thực hiện các dự án khác?

C. Phân tích thành công của sự kiện và thực hiện các hoạt động khác sau sự kiện?

Đa số các event planner sẽ chọn câu trả lời A hoặc B mà quên mất rằng sau sự kiện cũng có rất nhiều việc cần làm để tăng thêm danh tiếng cho sự kiện và rút kinh nghiệm cho những lần sau. Vì vậy khi lên kế hoạch cho bất cứ sự kiện nào, event planner cũng đừng quên thêm vào phần checklist các công việc sau:

 

1. Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện

Hình ảnh được dùng làm tư liệu truyền thông sau sự kiện và cho năm tiếp theo hoặc quảng bá những sự kiện tương tự. Ngay khi sự kiện vừa kết thúc và vẫn là chủ đề bàn tán của dân tình, hãy tìm gặp nhiếp ảnh sự kiện ngay lập tức để chọn lọc các hình ảnh đẹp, tung ra khi câu chuyện vẫn đang nóng hổi.

2. Edit các video sau sự kiện

Không dừng lại ở hình ảnh, video sau sự kiện cũng góp phần tăng tương tác của khán giả với sự kiện đó. Đặc biệt, video giúp những người không có cơ hội đến sự kiện được xem lại những gì đã diễn ra một cách sống động nhất, truyền cảm hứng cho cả những sự kiện diễn ra tiếp sau đó.

3. Truyền thông sau sự kiện

Truyền thông sau sự kiện nắm vai trò quan trọng không kém phần trước sự kiện bởi đây là lúc nhắc lại cho khán giả những điều tuyệt vời vừa xảy ra trong sự kiện của bạn, tạo hứng thú cho cả những người không tham dự và để tiếp cận những khán giả tiềm năng trong tương lai. 

Sử dụng tất cả công cụ truyền thông có sẵn như các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter… gửi bài cho báo chí, các trang chuyên ngành sự kiện khác. Bên cạnh đó, lựa chọn một vài cụm từ có tính gợi nhớ đến sự kiện cũng là một cách truyền thông hiệu quả.

4. Lấy ý kiến và phản hồi từ khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ

Đừng ngại ngần hỏi feedback – ý kiến và cảm nhận – của khán giả, khách hàng đã tham dự về sự kiện của bạn. Thậm chí, ghi nhận cả các suy nghĩ của nhà tài trợ, các bên đồng tổ chức khác sẽ giúp cho việc tổ chức các sự kiện sau đó chu đáo và hài lòng hơn. Tuy nhiên, để lấy được các phản hồi có tính xây dựng, này cần lựa chọn phương pháp hợp lý và k gây phiền toái cho người được hỏi.

5. Đúc kết kinh nghiệm cho các dự án event khác

Việc cuối cùng chính là ngồi lại với toàn team chạy sự kiện để rút ra những kinh nghiệm xương máu cho những lần tiếp. Việc này không làm bạn mất quá nhiều thời gian nhưng lại hết sức cần thiết nếu muốn tiến bộ hơn qua từng chiếc sự kiện.

Tổ chức sự kiện là dịch vụ đòi hỏi rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau. Muốn có một sự kiện thành công, hoành tráng và diễm lệ, hãy liên hệ ngay với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để nhận được tư vấn tốt nhất. 

Tham khảo ngay: Những kinh nghiệm tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp

 

Làm thế nào để tổ chức được một sự kiện thu hút hàng nghìn khán giả tham gia? - Đây là câu hỏi không chỉ của các nhà tổ chức sự kiện. Một sự kiện cần tạo ấn tượng thế nào để đạt được mục tiêu, sứ mệnh và ý nghĩa truyền thông tốt. 

Thực tế ra, rất nhiều các sự kiện hiện nay, như lễ khai trương khánh thành hay khởi công động thổ chỉ được tổ chức nhanh gọn theo hình thức, lỗi đi cũ. Vì vậy mà sự nhàm chán trong đôi mắt của khách hàng là không thể tránh khỏi. Từ đó dẫn đến những hậu quả không đáng mong đợi khi bỏ một chi phí khá lớn để tổ chức các sự kiện.

Vậy, khi bạn là chủ đầu tư, đứng ra thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần đặt câu hỏi cho họ về yếu tố thu hút sự kiện. Đâu là điều khiến khán giả ấn tượng nhất?

Top 10 công ty sự kiện nổi tiếng tại Hà Nội

 

1. Ba yếu tố chính ảnh hưởng đến số lượng khách tham dự sự kiện

Lợi ích từ sự kiện

Con người luôn bị thu hút bởi những thứ có lợi ích với họ. Và nếu sự kiện của bạn có thể làm điều đó, tất nhiên họ sẽ tham dự với một thái độ nồng nàn không hề giả trân.

Vậy lợi ích đó là gì? Nó đến từ chất lượng và mục đích tổ chức sự kiện. Event thường là nơi tạo ra những mối quan hệ và hợp đồng làm ăn béo bở. Đây là nơi họ giao lưu và kết thân với các khách hàng, đối tác, nhà cung ứng... Ngoài ra, một số lợi ích vật chất hiện hữu khác như phần quà, voucher khuyến mãi hay dịch vụ dùng thử cũng sẽ làm khách hàng hứng thú. Đương nhiên không phải với toàn bộ số đông khách mời.

Khách mời sự kiện

Những khách mời chất lượng sẽ tạo ra hiệu ứng lan truyền nhanh khủng khiếp. Và công việc của bạn cần làm là PR cho sự kiện một cách khôn khéo và thông minh hơn. 

Bạn có đồng ý rằng bạn muốn được gặp những người có sức ảnh hưởng. Như các diễn giả, doanh nhân thành công, ca sỹ nổi tiếng, diễn viên hạng A... Sự xuất hiện của họ sẽ làm cho sự kiện của bạn trở nên nổi bật hơn những sự kiện khác. Và đương nhiên, khách mời sẽ ưu ái đến tham dự event của bạn.

Mức giá vé

Yếu tố này thường khá nhạy cảm nhưng lại rất thực tế khi nhà tổ chức công bố giá vé sự kiện. Giá vé thể hiện chất lượng của chương trình vừa giúp họ thu hồi được kinh phí tổ chức.

Nhà tổ chức nên cân nhắc giá vé cũng cần cân nhắc. Lý do là phụ thuộc đối tượng nhà tổ chức muốn hướng đến, khán giả thuộc tầng lớp nào để đưa ra mức giá hợp lý. Với sự kiện gồm những khách mời nổi tiếng hay dành cho giới hạng sang giá sẽ khác, sự kiện cho tầng lớp công chúng bình dân giá sẽ khác. Hay đối tượng là hoạc sinh, sinh viên giá vé khác so với dân văn phòng.  Công việc chốt giá vé phù hợp tính chất chương trình cũng đem lại sức hấp dẫn cho người tham gia. Những mục tiêu về truyền thông vẫn được đảm bảo.

Đọc ngay: 4 ý tưởng tổ chức khai trương thu hút khách hàng

2. Một số yếu tổ khác

Bên cạnh những yếu tố trên còn vài yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến người tham dự như: nội dung chương trình, địa điểm tổ chức…Đại Lâm Event gợi ý vài cách để thu hút sự quan tâm của người xem đến với chương trình. Tùy vào tính chất, quy mô, ngân sách sự kiện bạn có thể lựa chọn.

Tạo sự hấp dẫn cho sự kiện

Nội dung chương trình là điểm nhấn tạo sự hấp dẫn. Nội dung nói về những vấn đề được nhiều người quan tâm, những vấn đề hữu ích cho cuộc sống tạo sức hút hơn những vấn đề chung chung, gây nhàm chán. 

Ngoài ra, bên tính hấp dẫn còn tạo ra từ tính chất sự kiện, lần đầu xuất hiện, lần đầu trải nghiệm. Ví dụ nếu là sự kiện công nghệ, ra mắt sản phẩm mới hay buổi trải nghiệm mỹ phẩm miễn phí sẽ thu hút nhiều người tham gia. Như vậy, sức hút đó đến từ nội dung chương trình. Bạn nên xây dựng nội dung có ý tưởng độc đáo, sáng tạo để tạo ra hiệu ứng mới mẻ, thành công của sự kiện.

Những sản phẩm, dịch vụ miễn phí

Những sản phẩm, dịch vụ đi kèm trong sự kiện được tặng miễn phí, khuyến mại, giảm giá với chất lượng tốt đánh vào tâm lý người tham dự, kích thích sự tò mò.Bạn có thể tặng kèm đồ uống, đồ dùng nếu người tham dự đến cùng tấm vé mời. Hoặc bạn có thể dùng cách miễn phí vé vào, dù có thể gây thất thu đôi chút nhưng kéo được nhiều lượng người đến. Như vậy, tính hiệu quả trong truyền thông không giảm mà bạn vẫn quảng bá được thương hiệu về tương lai.

Bạn có thể dùng cách bán sản phẩm đổi vé mời. Bạn vừa tăng doanh thu vừa thu hút lượng người đến xem. Ngoài ra trên vé mời, bạn ghi nhận phần quà tri ân cuối buổi lễ, chụp ảnh cùng thần tượng, phiếu giảm giá khi mua sản phẩm sau sự kiện. Đây là cách hiệu quả bạn tạo thu hút sự kiện.

Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ:

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com

Ngày nay có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới ngành sự kiện nhưng yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến ngành tổ chức sự kiện hiện nay của một doanh nghiệp sẽ được phân chia thành 2 nhóm yếu tố chính là: 

Yếu tố thứ nhất - bên trong: bao gồm những yếu tố như loại sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức, tình hình tài chính. 

Yếu tố thứ hai - bên ngoài: bao gồm những khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh, chính trị – pháp luật, văn hóa vùng miền, khí hậu – thời tiết. 

Liên hệ tổ chức sự kiện Đại Lâm: 090 320 5559

Yếu tố bên trong

Là loại sự kiện mà doanh nghiệp muốn tổ chức

Đây là yếu tố ảnh hưởng đến cách thức tổ chức sự kiện. Để rõ hơn là nó ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức, ngày tổ chức, điều này ảnh hưởng đến cách thiết kế sân khấu sự kiện, việc lên ý tưởng kịch bản cho một chương trình, mỗi một chương trình khác nhau thì thiết kế sân khấu và ý tưởng kịch bản cũng khác nhau.

Chẳng hạn như với một doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện khai trương hoặc khánh thành thì địa điểm diễn ra sự kiện phải là những nơi trang trọng và sẽ được tổ chức vào những khung giờ đẹp nhất của ngày, ngày đẹp nhất của tháng theo quan niệm của người Việt mình.

Tình hình tài chính của doanh nghiệp

Có thể nói đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô tổ chức sự kiện của doanh nghiệp đó. 

Với những doanh nghiệp có khả năng chi trả tài chính cao thì nguồn ngân sách dành cho các hoạt động sự kiện đó sẽ dồi dào hơn, ý tưởng sáng tạo dành cho thiết kế sẽ được nâng cao.

Còn đối với một doanh nghiệp mà ngân sách tổ chức sựu kiện bị hạn chế thì các ý tưởng thiết kế và sáng tạo cũng sẽ bị hạn chế theo.

Yếu tố bên ngoài

Chính trị - pháp luật

Đây là yếu tố có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất đến quyết định tổ chức Event của doanh nghiệp. Có thể thấy những quy chuẩn trong các hệ thống luật và văn bản dưới luật sẽ quyết định sự kiện đó có được phép diễn ra hay không?

Chính vì điều đó, trước khi muốn tổ chức bất kì một sự kiện nào, hay một chương trình nào đó thì công ty của bạn hay doanh nghiệp đều phải có sự hiểu sâu và tìm hiểu thật kĩ những vấn đề liên đến luật để có thể tổ chức sự kiện một cách thuận lợi nhất, để tránh được những rủi ro không đáng có.

Văn hóa vùng miền

Với các giá trị cơ bản và nền văn hóa vùng miền sẽ là các giá trị quy chuẩn để doanh nghiệp đó quyết định tổ chức sự kiện theo phong cách và phương thức nào. Việc tổ chức sự kiện phù hợp với yếu tố văn hóa vùng miền sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình, gây được hiệu ứng, cảm tình tốt đối với những khách hàng. Nhưng đối với việc nếu sự kiện đó đi ngược lại với những giá trị văn hóa đó, thì cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã tự đánh mất hình ảnh, thương hiệu của mình.

Thời tiết khí hậu

Đây là một trong những yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện được tổ chức ở những địa điểm ngoài trời. Để tránh sự ảnh hưởng xấu của thời tiết xảy ra thì cần phải dự phòng nhiều phương án khác nhau và các biện pháp cần thiết nhất để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Khách hàng mục tiêu

Với đặc điểm nhân khẩu học, hay đặc điểm hành vi tiêu dùng, khả năng chi trả của khách hàng mục tiêu có ảnh hưởng rất lớn đến cách thức tổ chức sự kiện, như việc lựa chọn địa điểm cùng với đó là lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện của doanh nghiệp. Việc thấu hiểu những khách hàng mục tiêu của mình thì xác suất tổ chức sự kiện thành công là càng lớn.

Đối thủ cạnh tranh

Chiến lược kinh doanh của công ty, hay chiến lược marketing, quảng cáo sản phẩm của đối thủ cạnh tranh cũng sẽ ảnh hưởng đến các quyết định đến việc tổ chức sự kiện của bạn sẽ như thế nào.

Muốn tổ chức một sự kiện thành công, thì doanh nghiệp của bạn cần phải làm tốt hơn những doanh nghiệp khác, khác biệt hơn so với đối thủ, có thật nhiều ý tưởng sáng tạo để thu hút được khách hàng.

Nhà cung cấp dịch của vụ tổ chức sự kiện

Đây là yếu tố cuối cùng và cũng là yếu tố quan trọng nhất trong một sự kiện để sự kiện có thành công hay không. Không phải một doanh nghiệp nào cũng có đủ năng lực và kinh nghiệm để tổ chức thành công bất kì một sự kiện nào. Vì vậy, việc tìm kiếm một nhà cung cấp dịch vụ trợ giúp là giải pháp tối ưu nhất giúp doanh nghiệp đó thành công. Đây cũng gọi là xu hướng tổ chức sự kiện hiện nay. Đối vỗi một doanh nghiệp hay một công ty hãy cố gắng tìm cho mình Công ty tổ chức sự kiện uy tín và tin cậy nhất để gửi trọn niềm tin, bởi vì chỉ có đơn vị tổ chức sự kiện đó mới có đủ khả năng để giúp bạn tổ chức một sự kiện thành công rực rỡ.

Xem thêm: Rủi ro khi tổ chức sự kiện

                      Tổ chức sự kiện trực tuyến trọn gói

 

Trong quá trình tổ chức sự kiện, chúng ta cần tập trung cao độ vào khâu lập kế hoạch. Bởi kế hoạch có tốt thì các khâu thực hiện mới chuẩn chỉnh được.

Lập kế hoạch như thế nào để sự kiện thật sáng tạo và hấp dẫn. Thu hút được ánh nhìn và sự quan tâm của khán giả cũng những người quan tâm đến sự kiện. Bạn cần lập kế hoạch có sự đan xen giữa lập kế hoạch sáng tạo, lập kế hoạch hệ thống và lập kế hoạch tích hợp. 

Điều chú ý trong quá trình chuẩn bị sự kiện

Nền tảng và ứng dụng của lập kế hoạch sự kiện triển lãm đã trở thành trọng tâm của một số quy hoạch, thảo luận về các nguyên tắc cơ bản và phương pháp lập kế hoạch triển lãm.

Nhiều người thích hơi thở của lễ hội, đối với chúng tôi, lễ hội tự bản thân nó rất có ý nghĩa, mang ý nghĩa đặc biệt vào một ngày nào đó sẽ khiến nhiều người lay động tâm hồn, tụ hội đông vui, tạo dòng chảy, đoàn kết thành niềm tin. Đối với nhiều công ty hiện tại, Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm kết hợp các yếu tố, ý tưởng và sự sáng tạo của riêng mình với đối tượng mục tiêu của chúng tôi để tạo ra các sự kiện độc đáo và sáng tạo. Mang đến cho bạn những ấn tượng mới mẻ, khó phai trong lần tham dự sự kiện cho chính mình tham gia tổ chức.

Kế hoạch tổ chức lễ khởi công cho công trình xây dựng

Khi chúng ta chọn tổ chức sự kiện, chúng ta cần tập trung vào lập kế hoạch, lập kế hoạch sáng tạo, lập kế hoạch hệ thống và lập kế hoạch tích hợp. Nền tảng và ứng dụng của lập kế hoạch sự kiện triển lãm đã trở thành trọng tâm của một số quy hoạch, thảo luận về các nguyên tắc cơ bản và phương pháp lập kế hoạch triển lãm. Sử dụng các ý tưởng khác nhau để hoàn thành phần trình bày tinh tế về các hoạt động. Sử dụng những ý tưởng mới nhất để làm phong phú thêm khâu chuẩn bị cho mỗi sự kiện hoặc bố cục của sự kiện, để sự kiện luôn tuôn trào những yếu tố sáng tạo mới mẻ nhằm nâng cao vẻ đẹp và sức hấp dẫn của sự kiện.

Cho dù trong công việc hay trong các hoạt động, cần phải thể hiện tầm quan trọng của tinh thần đồng đội, đối với tổ chức sự kiện, các thành viên của các bộ phận khác nhau luôn được yêu cầu cùng nhau lập kế hoạch tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng tất cả các sự kiện có thể xảy ra đều có thể được cân nhắc kỹ lưỡng trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Thực hiện kiểm soát rủi ro và sắp xếp hoạt động. Trong việc lập kế hoạch và thực hiện sự kiện, cần có một nhóm đáng tin cậy để thực hiện các thao tác tỉ mỉ cho từng sự kiện. Các nhiệm vụ quan trọng nhất của nhóm được phối hợp ngầm và họ thực hiện nhiệm vụ của mình đối với hoạt động của địa điểm tổ chức sự kiện và kiểm soát mọi chi tiết.

Công ty Tổ chức sự kiện Đại lâm luôn luôn đồng hành cùng  các bạn, sẵn sàng tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện. Tận tâm và chuyên nghiệp sẽ mang đến hiệu quả cao trong công việc.

Liên hệ tư vấn công ty Tổ chức sự kiện Đại Lâm:

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com

Tham khảo: Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là liên kết thiết kế trước khi bắt đầu một sự kiện. Chủ đề, các bước, sự sáng tạo và các khía cạnh khác của sự kiện được thiết kế. 

Khi việc lập kế hoạch trước các hoạt động đã sẵn sàng, để thực hiện các hoạt động liên kết, và chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động tại hiện trường thực hiện các hoạt động đó sẽ hoạch định một chương trình tốt, triển khai trên thực tế. Các hoạt động của Người điều hành được tiến hành suôn sẻ. địa điểm làm nhiệm vụ, một số công ty chọn tổ chức sự kiện của mình khi ngân sách không đủ lắm, địa điểm tổ chức sự kiện sẽ phát sinh nhiều vấn đề nhỏ phức tạp. Lúc này, chúng ta cần chú ý đến các chi tiết của sự kiện tại địa điểm tổ chức sự kiện. giai đoạn đầu của việc thực hiện , bao gồm ba khía cạnh sau đây.

Kịch bản tổ chức sinh nhật công ty hấp dẫn, thú vị

1. Phân công lao động tốt

Các nhà điều hành sự kiện tại chỗ nên làm tốt công tác phân công lao động, bao gồm sắp xếp tổng thể về mọi mặt, các liên kết khác nhau chịu trách nhiệm cho các liên kết khác nhau. Chẳng hạn như ai phụ trách vật tư, ai phụ trách luồng người trên công trường. 

Người phụ trách liên kết đăng nhập và phân công lao động được xác định rõ ràng. Điều này sẽ không dẫn đến hỗn loạn trên hiện trường và hiệu quả công việc sẽ được cải thiện. Nếu có vấn đề trong bất kỳ liên kết nào, bạn nên tìm một người chịu trách nhiệm về nó, và bạn cũng phải hiểu rõ về các liên kết và quy trình khác nhau của địa điểm tổ chức sự kiện.

Cách lên chương trình tổ chức sự kiện đầy đủ, chi tiết

2.  Kiểm tra vật liệu

Trước khi bắt đầu hoạt động, hãy kiểm tra lại tất cả các vật liệu và thiết bị phần cứng liên quan ngay tại chỗ, kiểm tra trước xem thiết bị phần cứng có bị lỗi hoặc bị hư hỏng hay không và giữ liên hệ chặt chẽ với nhà cung cấp vật liệu để đề phòng trường hợp khẩn cấp. Nếu cần thiết, một số vật liệu có thể được sử dụng. Hãy chuẩn bị và ít nhất hai người phải xác nhận trong quá trình kiểm tra, bao gồm cả việc kiểm tra tất cả các chi tiết.

3.  Kiểm soát thời gian và khả năng thích ứng

Người điều hành sự kiện phải có khái niệm rất rõ ràng về thời gian, kiểm soát thời gian của mỗi liên kết sự kiện, đảm bảo tính liên tục của quá trình chương trình và tránh các điểm lạnh. 

Hầu hết các sự kiện đều yêu cầu nghi thức và người dẫn chương trình, người chủ trì phải có trình độ chuyên môn cao. Khả năng kiểm soát tại chỗ có thể đáp ứng các trường hợp khẩn cấp khác nhau trên hiện trường và đảm bảo rằng tất cả các liên kết có thể tiến hành suôn sẻ như kế hoạch ban đầu. Tương tự, các giám đốc điều hành tại chỗ cũng cần khả năng thích ứng mạnh mẽ.

Nhiều hoạt động không trải qua các buổi diễn tập trước. Để thực hiện tốt không phải là điều dễ dàng. Dù việc lập kế hoạch trước có tuyệt vời đến đâu thì cũng không thể tách rời đội ngũ điều hành tại chỗ chất lượng cao. Mọi nhân viên điều hành tại chỗ đều cần phải trả Cần cù và chăm chỉ, không chỉ tích lũy kinh nghiệm trong từng sự kiện mà còn phải có năng lực và khả năng thích ứng với áp lực nhất định, phục vụ mọi khách hàng, mọi tổ chức sự kiện và hoàn thành tốt trách nhiệm của sự kiện nghệ sĩ biểu diễn., tôn trọng tình yêu với ngành tổ chức sự kiện, đây là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội.

Lưu ý khi lựa chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Liên hệ tư vấn công ty Tổ chức sự kiện Đại Lâm:

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com

Dù là sự kiện thương mại hay sự kiện của công ty thì không thể tách rời việc hoạch định kế hoạch tổ chức sự kiện. Trước nhu cầu xã hội ngày càng đa dạng thì cách thức tổ chức sự kiện cũng phải không ngừng đổi mới để bắt kịp với nhịp độ phát triển của lần. Điều này đòi hỏi các sự kiện Việc lập kế hoạch cần phù hợp với xu thế xã hội ở một mức độ nhất định và phản ánh xu hướng xã hội.

Lập kế hoạch hoạt động là một hoạt động phối hợp xã hội có mục đích, có kế hoạch và từng bước có sự tham gia của nhiều người. Về bản chất, đây là một sự kiện thương mại. Một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt có thể định hình hình ảnh của công ty và tăng tính quảng bá. 

Đối với các công ty khác nhau, các thị trường khác nhau và các chủ đề khác nhau, có thể tạo ra nhiều kế hoạch sự kiện khác nhau. Ngoài những điểm sáng tạo khác nhau.

Quy trình cụ thể không thể tách rời. Trước tình hình nhiều nhà lập kế hoạch bất lực với kế hoạch tổ chức sự kiện của công ty, tổ chức sự kiện Đại Lâm đã đặc biệt sắp xếp quy trình cụ thể của kế hoạch tổ chức sự kiện.

Cách viết kế hoạch tổ chức khiến sếp sáng mắt

1.  Lập kế hoạch ý tưởng

Bước đầu tiên để lập kế hoạch tổ chức sự kiện là làm rõ các ý tưởng kế hoạch, đầu tiên bạn phải làm rõ chủ đề của sự kiện, xác định ý tưởng chính. 

Đó là hội nghị công ty, tất niên, quảng bá sản phẩm lớn hay hình ảnh công ty. Sử dụng điểm mạnh và tránh điểm yếu đã trích xuất thông tin quan trọng nhất làm chủ đề của sự kiện này. Để đảm bảo rằng các ý tưởng lập kế hoạch không bị chệch hướng, đây là đường dẫn hàng đầu để thúc đẩy tiến độ suôn sẻ của một sự kiện.

Ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật cho công ty

 

2.  Giới thiệu thông tin sự kiện

Việc truyền tải thông tin đến đối tượng mục tiêu là rất quan trọng đối với một sự kiện. Nếu không, sự kiện sẽ chỉ là một cái vỏ rỗng tuếch, hào nhoáng và không có tác dụng gì. Nó phải tuân theo quy tắc phân tích 5W2H . 

Một sự kiện thành công là biết mục đích của sự kiện là gì? Tại sao nó được thực hiện ( tại sao), kế hoạch (cái gì), thời gian bắt đầu sự kiện, thời gian chuẩn bị, khi nào thực hiện (khi nào), địa điểm tổ chức sự kiện. là (ở đâu)? 

Người tổ chức, nhà tài trợ, người thực hiện và nhà cung cấp dịch vụ là ai (ai), cách thiết lập phương thức và quy trình của sự kiện, cách thức thực hiện (như thế nào), bao nhiêu nhân lực, vật lực và cần có nguồn lực tài chính (bao nhiêu)?

Người lập kế hoạch tổ chức sự kiện trước tiên hiểu rõ hơn về tổng thể hoạt động, chọn lọc thông tin quan trọng nhất và truyền tải chính xác đến khán giả, để người xem có thể dễ dàng ghi nhớ thông tin đó. khán giả.

3.  Đề xuất địa điểm

Bất kỳ sự kiện nào cũng không thể tách rời việc lựa chọn địa điểm. Lúc này cần lựa chọn địa điểm phù hợp với loại hình và chủ đề của sự kiện. Ví dụ như hoạt động triển lãm có tính bố cục không gian và môi trường cao thì cần phải chọn địa điểm tổ chức sự kiện mang tính nghệ thuậ. 

Nếu là diễn đàn hội nghị cần chọn trung tâm hội nghị có không khí thương mại mạnh, nếu là sự kiện như họp báo, lễ kỷ niệm thì cần chọn khách sạn, hội quán. và các địa điểm khác. Cần phải tìm ra điểm mà địa điểm và sự kiện phù hợp với nhau. Đây là phần bổ sung cho một sự kiện. Đối với các hạng mục phụ, các yếu tố như giao thông có thuận tiện hay không và thời tiết có phù hợp để đi lại hay không. cũng được xem xét.

4.  Thiết kế trực quan chính của sự kiện

Thiết kế trực quan chính là linh hồn của một sự kiện và có thể phản ánh tốt nhất phong cách chủ đề của sự kiện. Thiết kế trực quan chính bao gồm thiết kế lời mời, thiết kế tường nền đăng nhập, thiết kế bảng nền chính, thiết kế quảng cáo sự kiện, thiết kế túi quảng cáo...

Thiết kế tổng thể cần có sự phối hợp và thống nhất. Hiệu quả của thiết kế trực quan chính của sự kiện ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu ứng quảng bá sự kiện, đây cũng là một mắt xích không thể thiếu trong tổ chức sự kiện.

 

5.  Tiến trình hoạt động

Sự kiện bao gồm các liên kết riêng lẻ, việc bố trí các liên kết cũng cần được sắp xếp theo chủ đề của sự kiện, nếu là sự kiện mừng khai trương thì không thể tách rời nghi thức cắt băng khánh thành và liên kết khởi công. 

Từ việc tiếp nhận khách mời đến thiết kế khai mạc, bài phát biểu của lãnh đạo và tương tác với chương trình Mọi liên kết đều yêu cầu xây dựng các quy tắc để đảm bảo tiến độ có trật tự của địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với việc lập kế hoạch cho từng phần của sự kiện, cần nhấn mạnh tính sáng tạo và tính mới. Miễn là là một sự kiện có điểm sáng được khán giả ghi nhớ, có thể coi là thành công.

6.  Kế hoạch khẩn cấp

Có rất nhiều trường hợp khẩn cấp không thể kiểm soát được tại địa điểm tổ chức sự kiện. Kế hoạch khẩn cấp chủ yếu dựa trên các phương án thay thế cho tình huống khẩn cấp tại địa điểm tổ chức sự kiện. Việc phân công lao động tại địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được làm rõ để đảm bảo tiến độ trật tự của địa điểm tổ chức sự kiện.

7.  Báo giá sự kiện

Chi phí cho sự kiện tương đối cao, và phải ước tính chi phí khi lập kế hoạch, và tất cả các chi phí liên quan được liệt kê trong một bảng, với nhiều mức giá lên xuống, bao gồm nghệ thuật sân khấu, ánh sáng, âm thanh, thuê địa điểm, vật tư. lập dự toán,… Sắp xếp vật tư hợp lý trong khả năng kinh tế của đơn vị tổ chức sự kiện. 

Một kế hoạch tổ chức sự kiện tuyệt vời là điều kiện đầu tiên cho sự thành công của một sự kiện, đồng thời nó cũng đòi hỏi một đội ngũ điều hành mạnh mẽ. Tổ chức một sự kiện là một công việc liên tục và tẻ nhạt. Nhiều công ty mới sẽ có những sơ sót trong việc tổ chức sự kiện. Đối mặt với điều này Trong tình huống , biên tập viên khuyên bạn nên tìm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để lên kế hoạch và thực hiện dịch vụ một cửa Ở đây cũng giống như mọi người giới thiệu về Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm.     

Dự trù chi phí tổ chức sự kiện

       

Liên hệ tư vấn công ty Tổ chức sự kiện Đại Lâm:

Công ty TNHH Tổ Chức Sự Kiện Đại Lâm

Địa chỉ: Tòa nhà Mỹ Đình Plaza, Số 138 Trần Bình- Mỹ Đình- Nam Từ Liêm- Hà Nội

Hotline: 0903 205 559

Website: tochucsukiendailam.com